Integritetspolicy för Inhouse AB
Publiceringsdatum: 07-06-2024
1. PERSONUPPGIFTSANSVAR
1 Inhouse AB (55654-0458) och Talents by Inhouse AB (559296-4844) (”Bolaget”), Blasieholmsgatan 4a, 111 48 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som samlas in genom denna hemsida. Bolagets behandling av personuppgifter följer den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR")
1.2 Denna policy beskriver Inhouse AB:s processer avseende insamling och behandling av dina personuppgifter, och anger dina rättigheter. Vi inser att dataskydd och integritetsfrågor är ett långsiktigt ansvar och vi kan därför komma att uppdatera denna personuppgiftspolicy när vi utvecklar vår personuppgiftsbehandling.
1.3 Som huvudregel behandlar Bolaget personuppgifter med den registrerades samtycke, efter att den registrerade informerats om behandlingen.
2. ÄNDAMÅLEN MED BEHANDLING
2.1 Bolaget behandlar personuppgifter när detta är nödvändigt för att prestera enligt avtal med den registrerade. Bolaget behandlar vidare personuppgifter för att matcha den registrerade med lämpliga tjänster och för att bedöma den registrerades lämplighet för tjänster som denne sökt. Bolaget kan inte tillhandahålla sina tjänster utan att behandla personuppgifter.
2.2 Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla den rekryteringstjänst som du har samtyckt till, antingen genom att söka enskilda jobb eller genom att ingå i vår CV-databas. För vissa sökande genomför vi intervjuer, kunskapstester, och referenstagning. Vi använder även dina personuppgifter för att förbättra vår tjänst och tillhandahålla service till dig.
2.3 Vi kan behöva behandla dina personuppgifter för att genomföra säkerhetsåtgärder för personuppgifter, för att förhindra bedrägerier och för att säkerställa nätverks- och informationssäkerhet.
2.4 Bolaget behandlar även personuppgifter när detta är nödvändigt för att uppfylla rättsliga förpliktelser, t.ex. enligt Bokföringslagen (SFS: 1999:1078) eller för att följa myndighetsbeslut.
3. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
3.1 Du har möjlighet att separat samtycka till olika typer av behandling då du lämnar sina personuppgifter till Bolaget:
Skapa profil och söka ett enskilt jobb
3.2 För att Inhouse AB ska kunna erbjuda en jobbsökningsfunktion baserad på ditt samtycke behandlar vi följande kategorier av personuppgifter: ditt namn, ditt användarnamn och lösenord, e-postadress och övriga personuppgifter som ges in genom CV-dokument och andra ansökningshandlingar. Detta inkluderar kontaktinformation, personnummer, uppgift om utbildningar, uppgift om födelsedag, kön, tidigare meriter, licenser och erfarenheter.
3.3 Vi kan också komma att begära in mer information från dig för att kunna behandla din ansökan om arbete, såsom referenser, uppgifter om färdigheter eller yrkeslegitimation.
3.4 Vi behandlar dina personuppgifter för administrering av din ansökan, samt för att informera dig om rekryteringsprocessens fortskridande. Dina personuppgifter kommer att lämnas ut till den organisation som erbjuder jobbet om vi bedömer att din ansökan är intressant.
Skapa profil och vara sökbar i CV-databas
3.5 För att Inhouse ska kunna erbjuda en sökbar CV-databas baserad på ditt samtycke behandlar vi följande kategorier av personuppgifter: ditt namn, ditt användarnamn och lösenord, e-postadress och övriga personuppgifter som ges in genom CV-dokument och andra ansökningshandlingar inklusive kontaktinformation, personnummer, uppgift om utbildningar, uppgift om födelsedag, kön, preferenser, intressen och uppgift om vilja till omlokalisering.
3.6 Vi kan komma att begära in mer information från dig för att kunna hjälpa dig i ditt sökande efter arbete, såsom referenser, uppgifter om färdigheter eller om yrkeslegitimation.
3.7 Vi behandlar dina personuppgifter för rekrytering, administrering av din ansökan och för att informera dig om eventuella utvecklingar, såsom jobberbjudanden. Dina personuppgifter lämnas ut till organisationer när vi bedömer att din profil kan vara intressant för dessa.
Ytterligare behandling utifrån omständigheter
3.8 Om du deltar vid intervjuer och genomgår kunskapstester som ett led i rekryteringsprocessen samlar vi in ytterligare information genom dina svar på intervjufrågor, kunskapsfärdigheter och referenser från relevanta källor. Informationen om dig kommer att sammanställas på ett överskådligt sätt, vilket betyder att personuppgifter som avser dig kan uppstå genom vår behandling.
Hantering av personuppgifter i E-post och annan kommunikation
3.9 E-post, SMS och annan elektroniskt buren kommunikation omfattas av GDPR. Personuppgifter förekommer i sådan kommunikation redan genom att avsändaren och mottagaren är känd. Om du kommunicerar med oss via e-post, post eller annan form av kommunikation behandlar vi kommunikationen och informationen däri för att besvara din förfrågan, hantera ditt klagomål och liknande. Vi kan också komma att skicka e-post och annan kommunikation till dig under vårt utförande av tjänster för dig.
4. NÄR OCH HUR VI DELAR PERSONUPPGIFTER MED ANDRA
4.1 Information om din användarprofil och rekryteringsprocess lagras vid databaser som tillhandahålls av våra leverantörer. Servrarna är belägna i Sverige. Våra leverantörer använder inte dina personuppgifter och har inte tillgång till dina personuppgifter för annat ändamål än för att tillhandahålla molntjänster och lagringstjänster.
4.2 Vi säljer inte personuppgifter till någon och delar bara personuppgifter med leverantörer och samarbetspartners som möjliggör tillhandahållandet av vår tjänst. Oavsett vem som utför behandlingen ansvarar vi gentemot dig för behandlingen av dina personuppgifter.
4.3 Dina personuppgifter lämnas ut till myndighet endast där så krävs med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
4.4 Inhouse använder LinkedIn i vissa rekryteringsprocesser. Dina personuppgifter kan därför komma att förmedlas över LinkedIn om du har ett aktivt konto på LinkedIn.
4.5 Personuppgifterna som vi behandlar om dig kan komma att delas med våra partnerbolag inom Hub & Spoke. Här kan du se vilka våra nuvarande partnerbolag är och hur dina personuppgifter behandlas (www.hubandspoke.se). Detta sker i syfte att sätta dig som individ i kontakt med fler potentiella arbetsgivare via våra partnerbolag.
5. BEVARANDE AV PERSONUPPGIFTER
5.1 Dina personuppgifter bevaras av oss så länge som vi behöver dem för ändamålen med behandlingen. När vi inte längre behöver dina personuppgifter kommer vi att radera dina uppgifter. När du samtycker till att vi behandlar dina personuppgifter lämnar du samtycke till behandling för en viss tidslängd – när den tiden närmar sig kommer vi att kontakta dig och fråga dig om du vill gå in på vår hemsida och förnya ditt samtycke. Det är självklart helt frivilligt att lämna samtycke, och om du väljer att inte göra det kommer dina uppgifter att raderas.
5.2 Eftersom vår behandling huvudsakligen grundar sig i ditt samtycke kan du när som helst återkalla detta om du inte längre vill att vi ska behandla dina uppgifter. Läs mer om detta nedan under ”Dina rättigheter”.
6. GALLRING AV PERSONUPPGIFTER
6.1 Personuppgifter gallras eller anonymiseras när uppgifterna inte längre behöver bevaras. Med avpersonifieras menas att uppgifterna inte längre kan användas för att identifiera en person.
6.2 Gallringen kan inte återkallas/återskapas och när gallringen utförts kan inte någon person längre associeras med användarkontot.
7 IT-SÄKERHET
7.1 Bolaget vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda din personliga integritet och de personuppgifter som du överför vid användningen av vår tjänst. Vi uppdaterar och testar kontinuerligt vår säkerhetsteknik, begränsar tillgången till dina personuppgifter till de anställda som behöver informationen och tränar våra anställda i vikten av sekretess. Alla anställda vid Inhouse har ingått sekretessförbindelser vad avser personuppgifter de kommer i kontakt med i sin tjänst.
Dina personuppgifter lagras av oss på servar tillhörande den molntjänstleverantör som vi anlitar, lokaliserade i Sverige.
8. DINA RÄTTIGHETER
8.1 Alla som finns registrerade hos Bolaget har rätt att utan kostnad återkalla samtycke utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen innan återkallandet. Den registrerade har även rätt att begära att behandlingen begränsas till lagring och att invända mot behandlingen när Bolaget behandlar uppgifter för marknadsföring.
8.2 Registrerade har även rätt att begära att få tillgång till sina personuppgifter. Det kan ske genom att begära ett registerutdrag i elektroniskt format eller på papper eller genom att ställa specifika frågor om personuppgifter. Registrerade har rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter och/eller radering av sina personuppgifter. Registrerade har även rätt att få ut sådana personuppgifter som de tillhandahållit Bolaget i ett allmänt läsbart format, där så är möjligt (s.k. dataportabilitet).
Registrerade har alltid rätten att inge klagomål till Integritetskyddsmyndigheten.
8.3 Hub & Spoke dataskydd säkerställer att personuppgifter borttas ur den gemensamma databasen Hub & Spoke Match. Hub & Spoke ansvarar också för att kontakta den personuppgiftsansvarige på varje berört partnerbolag och förmedla kandidatens önskan om att få sina personuppgifter borttagna. Här slutar Hub & Spokes ansvar och det är upp till den utsedde av partnerbolaget att genomföra borttagningen av kandidatinformation.
8.4 För viss behandling av personuppgifter använder Bolaget sig av personuppgiftsbiträdet Hub & Spoke AB (”Hub & Spoke”). Önskar du ta tillvara på dina rättigheter gällande behandlingen som omfattas av denna integritetspolicy ska du i första hand vända dig till Bolaget, och i andra hand till Hub & Spoke.
Bolaget, Hub & Spoke och övriga parter till det avtal om gemensam behandling av personuppgifter som bland andra Bolaget ingått är del av ett gemensamt register som upprättats i Hub & Spokes molnbaserade mjukvara (“Plattformen”). Detta innebär att du som sökt eller söker jobb via Bolaget kan komma att rekommenderas till ett av Hub & Spokes partnerbolag för liknande eller andra möjligheter är den möjlighet du ursprungligen sökt hos Bolaget.
Parterna ansvarar gemensamt, och Hub & Spokes dataskydd verkställer att personuppgifter raderas ur Plattformen. Hub & Spoke ansvarar också för att kontakta andra gemensamt personuppgiftsansvarig(a) för att säkerställa en kandidats önskan om att få sina personuppgifter borttagna. Här slutar Hub & Spokes ansvar och det är upp till respektive partnerbolag att genomföra borttagningen av kandidatinformation. Se ytterligare detaljer om detta i Hub & Spokes integritetspolicy.
9. KONTAKT
9.1 Partnerbolag som ansluter till Hub & Spoke – Match ska använda sig av dataskydd@hubandspoke.se som ombud för när kandidater vill få sin information raderad ur partnerbolagens kandidatdatabaser/rekryteringssystem.