Är du den vi söker?

Har du förmågan att prioritera och skapa rätt förutsättningar för VD:s vardag i kombination med ansvar för kontoret? Är du en naturlig problemlösare med förmågan att hålla ordning och samtidigt vara serviceminded? Vi söker en driven, affärsmässig och nyfiken kontorsansvarig/VD-assistent. 

Elgiganten är Sveriges ledande återförsäljare av hemelektronik, vitvaror och kök. Vi har i dag närmare 3 400 anställda och totalt 170 Phonehouse-butiker och varuhus över hela landet. Som anställd på Elgiganten är du en del av något mycket större och verksamheten utgörs av flera viktiga funktioner såsom varuhus, butiker, e-handel, nordiskt centrallager och kundtjänst. Bli en del av oss och var med på vår framgång!

Att arbeta på Elgiganten är både roligt, utmanande och fartfyllt. Det är inte bara vårt gemensamma intresse för det vi säljer som binder oss samman. Här finner du människor – med en äkta vilja att hjälpa andra hitta glädjen i den magiska världen av teknik.

I denna rekryteringsprocess samarbetar Elgiganten med Inhouse och frågor hänvisas till ansvariga rekryterare, kajsa.tamsen@inhouse.se och maria.fjellstrom@inhouse.se

Arbetsbeskrivning

I rollen kommer ditt fokus att vara att stötta VD administrativt med uppgifter så som bokningar, kalender, dokumentation, presentationer, event och möten osv. Utöver detta har du även huvudansvar för kontoret, samt personalansvar för receptionen, beställningar och kontakt med leverantörer. Att arbeta effektivt är viktigt men du behöver samtidigt vara följsam och flexibel.

I arbetsuppgifterna ingår:

Administrativt stöd till VD

• Kalenderantering och e-posthantering
• Resebokningar och utläggsredovisning

Möteskoordinering för ledningsgruppen

• Planera och förbereda möten
• Effektivisera mötesmaterial, anteckningar och uppföljning

Projekt och mötesplanering

• Projektledning och koordinering av möten
• Följa upp på action points 

Kontorsadministration

• Posthantering, beställning av kontorsmaterial, utbildningsadministration
• Avtal och leverantörskontakter – hantera fakturering
• On boarding – utrustning, access och introduktion

Kontorsmiljö och underhåll

• Koordinera med fastighetsägare och serviceleverantörer för reparation och underhåll samt säkerställa att rutiner och regler följs

Ekonomi och budget

• Uppgiftshantering och inköp av kontorsmaterial & tjänster

Kommunikation

• Internkommunikation – ägare av BO gruppen
• Hjälpa till med VD brev

Konstanta förbättringar

• Utveckling av interna arbetssätt och rutiner

Din profil

Med ditt proaktiva och strukturerade sätt att arbeta ligger du alltid två steg före, upptäcker vad som behöver göras och sedan agerar du.  Du är van vid att själv styra ditt arbete med god förmåga att prioritera och anpassa dig när förutsättningar förändras. Du har ett starkt driv och hög integritet och trivs när du får vara i en supporterande roll. Som person har du lätt för att kommunicera med andra och skapa förtroende. 

Vi söker dig som har erfarenhet från liknande roll och har supporterat ledning. Du har goda kunskaper i Officepaket främst inom Word, PowerPoint och SharePoint, och är nyfiken på att utveckla det digitala. Du har en god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift.

Vilka är vi? 

Vår kultur är viktig för oss och våra värderingar genomsyrar allt vi gör, vi söker nu en kollega som vill bli en del av vår gemenskap och precis som vi drivs av och delar våra värderingar: Win Together Play Together, Grow Together and be Different Together.

På Elgiganten tror vi att våra olikheter gör oss starkare och sammanhållningen är en styrka. Här jobbar drivna personer med stort intresse för både våra kunder och varandra. De som ser möjligheter, gillar snabba förändringar och drivs av att bidra till positiva resultat brukar trivas väl hos oss. Det är personer med energi som har en förmåga att naturligt ta egna initiativ och som vill utvecklas.

Ansök enkelt med ditt CV 

På Inhouse rekryterar vi kompetensbaserat för en mer rättvis process. Du ansöker därför enkelt med ditt CV här direkt på hemsidan. Vi önskar inte ett personligt brev och du kan inte heller söka via mail.

Efter att du skickat in din ansökan kommer du få tydlig återkoppling på hur rekryteringsprocessen ser ut framåt. Processen innehåller även arbetspsykologiska tester. Vänta inte med att skicka in din ansökan, då urval och intervjuer sker löpande.

Varmt välkommen med din ansökan!

Värt att veta!

Tjänsten är på heltid och startar med 6 månaders provanställning. Du kommer att arbeta på plats i Stadshagen, Franzéngatan 6.