Är du den vi söker?

Är du en proaktiv problemlösare som trivs i en dynamisk miljö? Vill du kombinera administrativt stöd på högsta nivå med ansvar för att skapa ett välfungerande kontor? Vi söker nu en vd-assistent och kontorsansvarig som är strukturerad, flexibel och redo att bidra till både organisation och utveckling.

I denna rekryteringsprocess samarbetar Instalco med Inhouse och frågor gällande rekryteringsprocessen hänvisas till ansvarig rekryterare, maria.fjellstrom@inhouse.se.

Arbetsbeskrivning

Som VD-assistent och kontorsansvarig blir du en nyckelspelare i vår organisation. Ditt huvudsakliga fokus kommer att vara att stötta vår vd i det dagliga arbetet, samtidigt ansvarar du för att kontoret fungerar smidigt och att gäster välkomnas.

Du har möjlighet att, tillsammans med vd, forma och utveckla både ditt arbetssätt och rollens innehåll. Ditt arbete omfattar såväl administrativa som praktiska uppgifter och vi söker någon som kombinerar effektivitet med flexibilitet och som uppskattar en miljö där varje dag kan bjuda på nya utmaningar.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

Administrativt stöd till VD:

· Kalenderhantering, rese- och mötesbokningar, dokumentframtagning och presentationer
· Koordinering av årshjul, agera gatekeeper och förbereda underlag inför möten
· PA-uppgifter så som att boka och koordinera ärenden och inköp

Kontorsdrift:
· Kontakt med IT, fastighetsvärd och leverantörer
· Ansvar för beställningar, on-/offboarding och daglig kontorsadministration
· Hantering av fakturor, post och arkivering

Projektledning:
· Planering och genomförande av evenemang, konferenser och andra interna projekt

Övriga uppgifter:
· Stöd till övriga i ledningsgruppen och hantera ad hoc-uppgifter efter behov

Din profil

Vi söker dig som är strukturerad, självgående och alltid ligger steget före. Med din förmåga att prioritera rätt och anpassa dig efter förändrade förutsättningar bidrar du till både effektivitet och harmoni i organisationen. Du trivs i en supporterande roll där din flexibilitet och höga integritet är avgörande.

För att lyckas i rollen ser vi att du:
· Har erfarenhet av att arbeta i en entreprenöriell miljö eller börsnoterat bolag
· Är skicklig i Officepaketet (Word, PowerPoint, SharePoint) och intresserad av digital utveckling
· Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift
· Är van att arbeta självständigt och har en naturlig fallenhet för att skapa förtroende

Om företaget

Instalco är ett av Nordens ledande installationsföretag inom el, VS, ventilation, industri och teknikkonsult. Vi utför projektering, installationer, service och underhåll av fastigheter och anläggningar i Sverige, Norge och Finland. Verksamheten bedrivs genom ett 150-tal dotterbolag, med stöd från en liten central organisation. Instalco är noterat på Nasdaq Stockholm under kortnamn INSTAL. För mer information, besök www.instalco.se.

Ansök enkelt med ditt CV 

På Inhouse rekryterar vi kompetensbaserat för en mer rättvis process. Du ansöker därför enkelt med ditt CV här direkt på hemsidan. Vi önskar inte ett personligt brev och du kan inte heller söka via mail.

Efter att du skickat in din ansökan kommer du få tydlig återkoppling på hur rekryteringsprocessen ser ut framåt. Om du går vidare kommer du t ex som ett första steg få svara på ett antal urvalsfrågor. Processen innehåller även arbetspsykologiska tester. Vänta inte med att skicka in din ansökan, då urval och intervjuer sker löpande.

Varmt välkommen med din ansökan!

Värt att veta!
Detta är en rekrytering där du blir anställd av vår kund. Tjänsten är på heltid och startar med 6 månaders provanställning. Du kommer att arbeta på plats på huvudkontoret i centrala Stockholm.