Är du den vi söker?

Är du en organiserad multitasker med sinne för kommunikation och en talang för att få det dagliga arbetet att flyta på smidigt? Är du en administrativ stjärna och talar engelska helt obehindrat? Då är det dig vi söker!

Arbetsbeskrivning

Future Earth söker nu en Administrativ Koordinator på heltid till ett vikariat på 9-12 månader med chans till förlängning. Kontoret är beläget vid Kungliga Vetenskaps-akademien, med goda kommunikationer med buss och tunnelbana.

Du kommer att samordna och leverera en rad administrativa stödtjänster för att säkerställa smidiga dagliga verksamheter, t ex organisera och hantera möten, evenemang, konferenser och resor med fokus på planering och genomförande. Vidare kommer du ge projektstöd, planera, ha uppföljning och säkerställa att leveranser sker i tid.

Följande arbetsuppgifter kommer att ingå:

• Stödja den global verksamhetschefen och fungera som hennes exekutiva assistent, inklusive kalenderhantering och resebokningar.
• Vara kontaktperson för interna team och externa intressenter i administrativa och projektrelaterade frågor.
• Ansvara för inköpsprocesser – från behovsanalys till leverantörskontakt och hantering av inköpsordrar.
• Inköp av kontorsmaterial, ha ansvar för lokaler och utrustning.
• Assistera kommunikationsansvarig med administrativa uppgifter relaterade till planering och genomförande av kommunikationsinsatser.

Din profil

Minst 2–3 års relevant arbetslivserfarenhet inom administration, samordning eller projektledning, gärna inom akademi, stiftelse eller ideell sektor. Du har dokumenterad erfarenhet av att organisera möten, evenemang och/eller reseplanering. Vidare har du erfarenhet av projektstöd eller projektkoordinering samt har mycket goda kunskaper i engelska i tal och skrift.

• Du är en proaktiv, strukturerad och detaljorienterad person som trivs i en samarbetsinriktad och internationell miljö.
• Van att hantera flera uppgifter och deadlines samtidigt.
• Har mycket goda interpersonella och kommunikativa färdigheter.
• Du är positiv, utåtriktad och har hög servicemind-nivå.
• Kandidatexamen inom administration, projektledning eller liknande, alternativt motsvarande praktisk erfarenhet.
• Grundläggande förståelse för upphandling och leverantörshantering.
• Goda kunskaper i digitala verktyg såsom Microsoft Office och Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar etc.).
• Erfarenhet av webbaserade CMS-system (ex. WordPress), sociala medier och webbinarieplattformar.
• Erfarenhet av nyhetsbrev och databaser via MailChimp eller liknande plattformar.

Om du är redo att bidra med struktur, kreativitet och energi till ett team med ett tydligt syfte – då vill vi gärna höra från dig!

Om Future Earth 

Future Earth är ett ledande globalt forskningsnätverk som utvecklar kunskap för att möta vår tids största utmaningar – klimatförändringar och hållbar utveckling. Vårt uppdrag är att främja forskning som stödjer omställningen till global hållbarhet. Future Earths globala forskningsnätverk samlar forskare inom naturvetenskap, samhällsvetenskap och humaniora från hela världen. Sekretariatet består av 9 globala noder i Kanada, Kina, Frankrike, Sydafrika, Japan, Sydasien, Sverige, Taipei och USA. Denna tjänst är placerad vid den globala noden i Stockholm.

Ansök enkelt med ditt CV 

På Inhouse rekryterar vi kompetensbaserat för en mer rättvis process. Du ansöker därför enkelt med ditt CV här direkt på hemsidan. Vi önskar inte ett personligt brev och du kan inte heller söka via mail.

Varmt välkommen med din ansökan!